Comment envoyer un dossier de presse par mail

Comment envoyer un dossier de presse par mail

Objet et identification

  • Montrez dans votre objet qu’il s’agit d’un communiqué de presse et non pas une publicité… ou pire, un spam. N’hésitez pas à ajouter en début d’objet un : « [CP] », « Communiqué :”, …
  • Affichez le nom de l’entreprise émettrice du communiqué dans l’objet ou dans le nom de l’expéditeur.
  • Si le journaliste vous connaît, personnalisez le nom d’expéditeur avec votre prénom et votre nom.
  • S’il ne vous connaît pas, utilisez le nom de l’entreprise pour laquelle vous envoyez le communiqué.
  • N’utilisez JAMAIS de “noreply”, l’objectif de votre email est d’entrer en contact avec le journaliste, ne lui fermez pas la porte dès le début.

Ciblage

Est-ce qu’envoyer un communiqué de presse sur la dernière gamme de prêt à porter d’un grand couturier vers un journaliste spécialisé dans les nouvelles technologies a du sens ? Aucun, tout le monde le sait. C’est même totalement antiproductif dans la mesure où celui-ci n’hésitera pas à classer votre email comme étant un spam et donc à dégrader la livraison de vos emails vers le reste de votre audience (qui elle, on l’espère, est bien ciblée).

IMPORTANT !! Envoyer toujours un Mails en copie caché des autres destinataire 

Cela envois les mails en copie caché invisible et personne ne pourra récupéré votre liste de mail contact !

Comment envoyer un dossier de presse par mail

Pour ce faire, il suffit de saisir la liste de vos destinataires non pas dans le champ « A » (en anglais « To« ) ou « Cc » (copie carbone), mais dans le champ « CCi » (Copie Carbone Invisible, appelée également copie cachée) ou en anglais Bcc (Blind Carbon Copy).
Ce champ « CCi » n’est toutefois pas toujours affiché par défaut dans la fenêtre de rédaction du message. Pour l’afficher sous Outlook, il suffit de sélectionner « Affichage » dans le menu puis « Tous les en-têtes« . Le champ CCi permet de respecter la vie privée de vos contacts (diffusion non voulue des adresses e-mail). Par exemple, si tous les noms des destinataires sont affichés, A va récupérer l’adresse de B alors que B ne souhaitait pas parler à A. Ou pire, si D est un spammeur, il recevra toutes les adresses de vos contacts, et n’hésitera pas à s’en resservir (envoi de spam).

// Pour info : En Espagne, le mauvais usage des champs « CC » ou « CCI » peut constituer une infraction. L’Agence espagnole de protection des données (AGPD) reçoit régulièrement des plaintes au sujet de courriers électroniques omettant de cacher les destinataires. En France, on n’a pas le droit de divulguer les coordonnées d’une personne sans son consentement, par respect du « droit à la tranquillité des personnes »

Le contenu

Comment envoyer un dossier de presse par mail

Votre priorité numéro un : du confort pour le journaliste.

La contenu d’un communiqué a vocation à être réutilisé par le journaliste. Pour atteindre cet objectif, essayez de rester simple dans les méthodes d’intégration du contenu.

La lisibilité doit être soignée, pour faciliter la lecture: titrez et sous-titrez les points essentiels, mettez des mots en gras. Le journaliste scanne la page et ces éléments lui permettent d’avoir des repères de lecture.

Mentionnez bien la date de votre communiqué et le fait que le document est destiné à la presse.

Quelques conseils :

  • Offrir la possibilité de faire un copier/coller : n’envoyez pas d’emails constitués d’une grande image dans lequel il est impossible de faire un copier/coller du texte.
  • Essayez de joindre un document imprimable : oui, certaines personnes impriment encore des documents pour les lire, autant les satisfaire, ça ne coute pas beaucoup plus cher.
  • Ajoutez un appel à l’action : où voulez-vous emmener votre lecteur ? Que ce soit vers une video, vers des images, vers un site, vers un point de contact, gardez le focus.
  • Définissez l’objectif du CP en début d’email, en quelques lignes !
  • N’oubliez pas une signature complète avec plusieurs points de contact, adresses emails, numéro de téléphone

il est recommandé de présenter votre document sous la forme d’un fichier « pdf », lisible pour tous grâce au petit logiciel gratuit Acrobat Reader (Adobe). Il peut être téléchargé très simplement depuis internet. Pour réduire au maximum la taille de ce fichier, paramétrez l’enregistrement des illustrations et photos en 72 dpi (points par pouce).

Cela correspond à la définition graphique des écrans d’ordinateur. Évitez le format Word si vous avez des graphiques, des photos et des illustrations, car il ne compresse pas les fichiers (même ceux qui le sont initialement, comme les photographies au format « .jpg »).

Toujours proposer aux journalistes de télécharger votre dossier de presse sur votre site web via un lien !!

  • Directement sur votre serveur ou via le site web ( page privé ou pas au choix mais penser a indiquer le mot de passe simple dans votre mail !! )
  • Par un service comme wetransfert copier le lien a inclure dans votre mail ! ( la version gratuite supprime le lien après 10 jours environ activé la version pro pour quelques euros ! )

Comment avoirs des adresses mail et contacter des journalistes

Le mieux consiste à acheter le fichier correspondant auprès d’un spécialiste, après avoir opéré une sélection des adresses à partir des mots clés propres au sujet traité. Vous trouverez les fichiers disponibles en France en surfant sur http://www.gfm.fr. Parmi eux, le plus connu est certainement celui de L’Argus de la presse.

Besoin d’un conseil ou d’un coup de main ?

Vous désirez un avis sur vos communiqués de presse envoyés par email ou vous avec besoin d’un peu d’aide ?
N’hésitez pas a me contacté via ma page contact , Merci

 

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